Das Produkt
NotesToPaper versetzt den Notes-Anwendungsentwickler in die Lage, die Erstellung von Listen und Etiketten sowie verschiedene Arten von Korrespondenz-Ausdrucken (wie z. B. Serienbriefe) direkt in eine Lotus Notes Anwendung zu integrieren. Dadurch können dem Anwender die verschiedensten Auswertungsmöglichkeiten direkt aus dem Notes-Front-End zur Verfügung gestellt werden, ohne ein zusätzliches externes Programm benutzen zu müssen. NotesToPaper besteht aus NotesToPaper Print, dem Interface zu Lotus Notes und NotesToPaperSetup, der Reportverwaltung mit integriertem Listen & Etiketten Designer.
Das Konzept
Ohne den Einsatz von NotesToPaper muss zur Erweiterung der Ausgabemöglichkeiten von Lotus Notes Anwendungen für die Erstellung von Listen oder Etiketten oder sonstigen Korrespondenzen auf externe Werkzeuge zugegriffen werden. Dies bedeutet, dass der Anwender in der Regel den momentanen Notes-Arbeitsablauf unterbrechen und in ein externes Programm wechseln muss. Desweiteren entstehen bei externen Werkzeugen erhöhte Kosten durch zusätzlich anfallende Lizenzgebühren, sowie größeren Schulungsbedarf.
Bei vielen Projekten ergibt sich die Notwendigkeit, dem Benutzer direkt aus der Anwendung heraus verschiedene Reporting Möglichkeiten zur Verfügung zu stellen. Hierzu gehören z. B. Telefonlisten, Presseverteilerlisten, Kundenlisten, Artikellisten, Inventarlisten, Etiketten, Aktivitätslisten, Terminlisten, to-do-Listen u.v.m. Neben unterschiedlichsten Layoutanforderungen wird von vielen Anwendern eine Möglichkeit zur Druckvorschau (Preview) gefordert.
Durch standardisierte Lotus Scripts ist eine schnelle Integration von NotesToPaper in bestehende oder neue Anwendungen möglich.
NotesToPaper besteht aus fünf Programmteilen:
NotesToPaper Setup – Die Entwicklungsumgebung zur Definition von Reports, zur visuellen Gestaltung der Reports und zur Integration über die Script-Programmierung in die Notes Datenbank. Dieser Programmteil wird von dem Anwendungsentwickler zur Programmierung mit NotesToPaper benutzt und stellt die grundlegende Lizenz für NotesToPaper dar. Um eine Notes-Datenbank mit den Funktion von NotesToPaper auszustatten, wird dieser Bestandteil von NotesToPaper benötigt.
NotesToPaper Print – Die Laufzeitumgebung (run time) zur Ausführung der mit NotesToPaper Setup definierten und integrierten Reports. Dieser Programmteil wird von dem (End-)Anwender der Notes-Datenbanken (unsichtbar) benutzt und dient zur reinen Ausführung (Erstellung) der Reports. Mit diesem Programmteil lassen sich Reports ausführen (Vorschau, Drucker, Export) aber nicht deren Gestaltung verändern.
NotesToPaper Designer - Dieser Programmteil kapselt die Möglichkeit zur visuellen Gestaltung von Reportlayouts, die bisher nur in NotesToPaper Setup vorhanden war, als eigenständigen Programmteil innerhalb von NotesToPaper. Durch diese Kapselung als eigenständigen Programmteil, kann der Anwendungsentwickler die Funktionalität über die Script-Programmierung in die Datenbank integrieren. Eine solche Integration ermöglicht es dem (End-)Anwender, die Reportgestaltung der vorgegebenen Reports zu verändern. Bisher konnten solche Änderungen nur durch den Entwickler über NotesToPaper Setup vorgenommen werden.
NotesToPaper Viewer – Dateibetrachter zur Anzeige der mit NotesToPaper Print erstellten Reports außerhalb von Notes. Das Programm arbeitet als „stand alone" Windows-Viewer außerhalb von Notes bzw. innerhalb des Browsers bei Web-Anwendungen (OCX control) und dient zur Anzeige und dem Ausdruck von Reports. Eine Änderung der Reports ist mit diesem Programmteil nicht möglich.
NotesToPaper PDF - Der Exportfilter, der die Umwandlung der erstellten Reports in das PDF Dateiformat ermöglicht. Dieser Exportfilter wird als Plug-in für den Client oder den Server bei NotesToPaper Print eingesetzt.
Wie ist die logische Aufgabenteilung der Programmteile?
Über NotesToPaper Setup (Entwicklungsumgebung) werden Reports als Notes-Dokumente in die Datenbank integriert. Der Entwickler definiert die notwendigen Einstellungen und steuert den Report über die Script-Programmierung. Zusätzlich wird ein grundlegendes Layout über den in NotesToPaper Setup integrierten Layout-Editor (NotesToPaper Designer) vorgegeben, damit später diese Layouts durch den (End-)Anwender angepasst werden können -> NotesToPaper Designer
Über NotesToPaper Designer können die durch den Entwickler vorgegebenen Reportlayouts bearbeitet und angepasst werden. Die Aufgabe der Reportgestaltung kann somit an den (End-)Anwender ausgelagert werden. Mit diesem Programmteil kann das Erscheinungsbild eines Reports angepasst werden, allerdings ist keine Ausführung der Reports möglich -> NotesToPaper Print
Mit NotesToPaper Print werden die Reports schließlich ausgeführt und z. B. in der Vorschau angezeigt, auf den Drucker ausgegeben oder in andere Formate konvertiert (Export). Mit diesem Programmteil werden die Reportlayouts mit Notes-Daten gemischt und zu einem Report „verschmolzen". Bei Bedarf können diese Reports archiviert werden, um Sie später erneut zu betrachten oder zu drucken -> NotesToPaper Viewer
Die über NotesToPaper Print erstellten Reports können als eigenständige Dateien gespeichert und über NotesToPaper Viewer jederzeit wieder aufgerufen werden. Mit diesem Programmteil ist die Ansicht und der Ausdruck der Reports möglich, allerdings keine Neuerstellung oder Veränderung.