Kunde AGFEO

Mit integrierter Applikation Notes-Dokumente individuell anpassen und drucken

Zur Aufgaben-Verwaltung, Terminplanung und Bereitstellung von Dokumenten vertrauen viele Unternehmen auf Notes-Datenbanken. Die praktische Lösung hat jedoch einen entscheidenden Nachteil: Die Druckmöglichkeiten aus Notes heraus sind begrenzt; eine formatierte Druckausgabe der Dokumente und eine ansprechende Erstellung von elektronischen Dokumenten im PDF-Format nicht möglich. Der Ausdruck einer Datei – so wie sie kurz zuvor noch am Bildschirm betrachtet werden konnte – kann für den Anwender schnell zu einer mühevollen Aufgabe werden, die wertvolle Zeit frisst. Der Bielefelder Hersteller für Telekommunikationsanlagen AGFEO löst dieses Problem mit einer Applikation, die den kontrollierten Druck direkt aus der Notes-Anwendung ermöglicht – und plant bereits die Einführung einer ergänzenden serverbasierten Lösung.

Die AGFEO GmbH ist seit mehr als 65 Jahren auf die Herstellung von Telekommunikationslösungen spezialisiert. Das Unternehmen beschäftigt an seinem Hauptsitz in Bielefeld und einem zweiten Standort im bayerischen Wald rund 150 Mitarbeiter, die an neuen Produkten arbeiten und mithilfe von Notes-Datenbanken Zugriff auf alle Kunden- und Lieferantendaten haben, Qualitäts- und Dokumentationswesen abwickeln, den Reparatur-Service organisieren, Webserverinhalte pflegen sowie sämtliche davon abgeleitete Dokumente erstellen und verwalten.

Zur Bereitstellung ausgewählter Daten als PDF oder zur kontrollierten Druckausgabe der Notes-Dokumente kommt die Applikation NotesToPaper zum Einsatz. Die Anwender haben mit dem intuitiv bedienbaren Tool die Möglichkeit, jegliche papiergebundene Korrespondenz, Urkunden für Schulungsteilnehmer und spezifische Reports direkt aus der Domino-Anwendung heraus zu drucken. „Das mag selbstverständlich klingen, aber ohne die Lösung von SoftVision war es vorher ein enormer Aufwand, die Daten für den Druck bereitzustellen“, erklärt Brian Koden*, IT-Manager bei AGFEO. „Die Software selbst ließ eine kontrollierte Ausgabe der Daten auf Papier schlichtweg nicht zu.“

Die Lösung von SoftVision überzeugte schnell durch ihre Funktionalität. „Das Produkt sollte es uns ermöglichen, elektronische Dokumente aus Notes heraus druckfähig zu machen. Genau diesen Wunsch erfüllte uns das Tool und nahm uns dadurch eine Menge unnötiger Arbeit ab“, so Koden. NotesToPaper war zu diesem Zeitpunkt die einzige Lösung auf dem Markt, die die gestellten Anforderungen erfüllen konnte. Und sie überzeugt bis heute: Neben der individuellen Anpassbarkeit und dem vereinfachten Druckverfahren freuen sich die Anwender bei AGFEO über die Integration des Tools in die Notes-Umgebung. Möchte der Anwender ein Notes-Dokument drucken, ist er somit nicht gezwungen, eine andere Anwendung zu benutzen, sondern kann direkt aus dem Notes Frontend heraus zwischen den verschieden Druckfunktionen wählen.

Implementierung und Bedienung kinderleicht

Die Installation der Applikation sowie die Schulung der AGFEO-Mitarbeiter nahm Koden selbst in die Hand. „SoftVision stellte mir hierzu Demo-Datenbanken zur Verfügung, innerhalb der ich mich mit den Funktionen der Applikation vertraut machen konnte. Hatte ich Schwierigkeiten mit der Bedienung oder tauchten während des Tests spezifische Fragen zu den Funktionen auf, konnte ich mich telefonisch bei SoftVision melden und mit meinem Ansprechpartner alle Probleme zeitnah lösen.“

Seitdem nutzen rund 50 Anwender im Haus die Funktionen von NotesToPaper regelmäßig. Insbesondere der Vertrieb, der Einkauf und das Marketing verlassen sich auf den Komfort, den ihnen die Applikation bei der Bereitstellung der Daten bietet. Koden lobt zudem die Nutzerfreundlichkeit der Anwendung, die es seinen Kollegen möglich macht, das Tool selbstständig zu nutzen: „Wir freuen uns aber nicht nur über die Zeitersparnis durch die automatische Dateneinbindung sondern auch über die Möglichkeit optisch ansprechende Vorlagen erstellen und in den Datenbanken bequem zentral zur Verfügung stellen zu können.“ Vor dem Go-Live der Applikation arbeiteten die Angestellten bei AGFEO häufig mit unterschiedlichen oder nicht aktualisierten Vorlagen. Dabei konnte es vorkommen, dass auf einem Dokument eine veraltete Bankverbindung oder eine fehlerhafte Umsatzsteuer-Identifikationsnummer angeben wurde. „Mit den Vorlagen, die wir mit NotesToPaper erstellen können, kommt das nicht mehr vor. Alle Mitarbeiter können stets auf die neueste Version der benötigten Vorlage zugreifen.“

Die Software arbeitet seit dem Go-Live reibungslos und überzeugt die Anwender auch weiterhin durch die vielfältigen Gestaltungsmöglichkeiten. Werden neue Anforderungen an das Tool gestellt, können der IT-Manager und SoftVision auf die veränderten Bedingungen reagieren und die Applikation entsprechend anpassen. Deswegen wird bei AGFEO auch in Zukunft auf die Lösung von SoftVision vertraut. Auch ist bereits der Einsatz eines weiteren Tools in Planung. „Mit NotesToPaper haben wir eine zuverlässige anwenderbezogene Software. Jetzt wollen wir mit webPDF auch eine serverbasierte Lösung von SoftVision einführen, die uns eine dynamische Erstellung von PDF-Dokumenten auch im Webfrontend ermöglicht. Zudem wäre diese Lösung auch als ein wichtiger Schritt zur Archivierung interessant“, so Koden. „Dann ständen mit den Lösungen von SoftVision wirklich alle gewünschten Funktionen zur Verfügung.“