Kunde Wiesbadener Volksbank

Automatisierte Archivierung

Unternehmen unterliegen vielfältigen gesetzlichen Archivierungspflichten. So schreibt beispielsweise § 257 des Handelsgesetzbuches die Aufbewahrung geschäftlicher Unterlagen vor. Darunter fallen nicht nur postalische Briefe sondern auch E-Mails oder Faxe. Kreditinstitute wie die Wiesbadener Volksbank haben es alleine aufgrund des Schriftverkehrs mit ihren Kunden tagtäglich mit einer großen Menge vertraulicher Dokumente zu tun. Neben der zeitaufwendigen Archivierung hatte die Genossenschaftsbank zudem mit der eingeschränkten Druckfunktion des Datenbanksystems IBM Notes® zu kämpfen. Im Rahmen der Umstellung auf eine neue Version trat schließlich eine Softwarelösung auf den Plan, die heute sowohl einen CI-konformen Druck als auch eine vollautomatische Archivierung ermöglicht.

Die Wiesbadener Volksbank eG gehört zu einer der ältesten hessischen Genossenschaftsbanken. 1860 in Wiesbaden gegründet, agiert der Finanzdienstleister heute vom Großraum Wiesbaden bis nach Taunusstein, Bad Schwalbach und in den vorderen Rheingau hinein.

Rund 600 Mitarbeiter betreuen in den 29 Filialen etwa 140.000 Kunden. Da kommt tagtäglich einiges an Schriftverkehr zusammen: Briefe, Informationsschreiben, Formulare – der gesamte Kundenverkehr bringt eine große Menge an Dokumenten mit sich. „All diese Schreiben zu drucken und im Anschluss zu archivieren ist bei solch einer Masse an Dokumenten ein aufwändiges Unterfangen“, weiß Eric Müller, Teamleiter IT bei der Wiesbadener Volksbank eG. „Wir hatten vor allen Dingen mit der Druckfunktion von IBM Notes® zu kämpfen.“

IBM Notes® gehört zu dem am häufigsten genutzten Datenbanksystemen und findet besonders im Datenmanagement Anwendung. Notes hat einen entscheidenden Nachteil: Die Druckmöglichkeiten sind begrenzt und eine formatierte Druckausgabe nahezu unmöglich. „Unter dieser Einschränkung litt auch die Corporate Identity“, so Müller. „Wir hatten nur die Möglichkeit, die Maske – so wie wir sie am Bildschirm sahen – auszudrucken. Das Einfügen unseres Logos oder gar eine einheitliche Formatierung unserer Schreiben waren schlichtweg unmöglich.“

Gedruckt und schon archiviert

Im Zuge einer Neuinstallation von Notes und mit Blick auf das Problem der eingeschränkten Druckfunktionalität empfahl der Rechenzentrums-Betreiber der Genossenschaftsbank die Lösung NotesToPaper von SoftVision Development. Die Software ermöglicht eine kontrollierte Ausgabe von Daten auf Papier sowie die Erstellung elektronischer Dokumente und Reports. Die Lösung erfüllte sämtliche Anforderungen der Wiesbadener Volksbank, also wurde parallel zur Installation von Notes auch NotesToPaper implementiert. Müller erinnert sich: „Für die Implementierung der neuen Lösung war unsere Entwicklerin zuständig. Das dauerte etwa sechs Wochen. Die Datenbankumstellung nimmt dagegen viel mehr Zeit in Anspruch – das ist mehr ein fließender Prozess, der bis heute andauert.“

Während die Genossenschaftsbank für die Erstellung von Reports in erster Linie auf Excel setzt, ist NotesToPaper für den Ausdruck der zahlreichen Schreiben und die damit einhergehende PDF-Erstellung unverzichtbar geworden. Dabei gestaltet sich die Arbeitsweise und der Einsatz der Softwarelösung bei der Wiesbadener Volksbank wie folgt: Zunächst wird ein Formular in der Eingabemaske von Notes erstellt und anschließend dem Kunden auf einem Pad als PDF-Datei zur digitalen Unterschrift bereitgestellt. Anschließend wird das unterzeichnete Dokument dem Kunden in gedruckter Form ausgehändigt und zugleich als PDF-Datei im Archivsystem der Bank abgelegt.

„Mit NotesToPaper schlagen wir zwei Fliegen mit einer Klappe: Der Ausdruck gestaltet sich mehr als einfach, denn die Druckfunktion ist in die Notes-Anwendung integriert“, freut sich Müller. „Unsere rund 600 Anwender klicken auf Drucken und das war es schon. Die meisten wissen gar nicht, dass ein zusätzliches Programm im Einsatz ist. Zugleich läuft die Archivierung im Hintergrund ab.“

Schwieriger gestaltet sich dagegen die Entwicklung einzelner Berichte und Vorlagen, die im Bankenwesen durch die sich verändernde Gesetzeslage und neue notwendige Funktionen regelmäßig anfällt und unabdingbar ist. Daher erhielt die Entwicklerin der Volksbank Wiesbaden eine Schulung durch einen SoftVision-Mitarbeiter.

Zeit sparen durch Automatisierung

Seitdem NotesToPaper bei der Volksbank Wiesbaden flächendeckend zum Einsatz kommt, können sich sämtliche Anwender über eine spürbare Prozesserleichterung freuen. Dokumente, die früher einzeln eingescannt und an die Hauspost weitergeleitet werden mussten, werden nun automatisch archiviert, ausgedruckt und abgeschickt.

Ein besonderes Highlight, das mit der vollautomatischen Ablage im Archivsystem einhergeht, ist für Eric Müller die Barcode-Generierung durch NotesToPaper – die Software erstellt automatisch einen Barcode und druckt diesen auf dem Brief mit ab: „Das Dokument kann auf diese Weise ganz problemlos in unserem Archiv-System abgelegt werden. Die Barcodes werden durch das System automatisch erkannt, ausgelesen und das Dokument entsprechend archiviert.“

Mit der Softwarelösung hat die Wiesbadener Volksbank eine Lösung gefunden, die die kontrollierte Druckausgabe möglich macht. Neben der verbesserten Druckfunktion freuen sich die Anwender aber vor allem über die automatisierten Prozesse, die den Schriftverkehr mit den Kunden spürbar erleichtern. Und auch der IT-Teamleiter ist glücklich: „Endlich haben wir eine Lösung mit genügend Schnittstellen im Einsatz, die es möglich macht, das Archivsystem vollautomatisch anzusprechen. NotesToPaper ist für mich das Paradebeispiel einer Software, die einfach tut, was sie soll. Kein Schnickschnack und selbsterklärend – mehr kann man sich nicht wünschen.“

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