Kunde CORDES & GRAEFE

Kundenaufträge, Adressen, Bewerbungen, Rechnungen – viele Unternehmen haben mit einer Datenflut zu kämpfen, die gesichtet und bearbeitet werden will. Zur Verwaltung dieser Daten kommen Datenbanksysteme wie Lotus Notes zum Einsatz, die für die Unternehmen unverzichtbar geworden sind. Doch so gut die Datenverwaltung gelingt, so beschränkt sind die Möglichkeiten, aus Lotus Notes heraus Reports zu erstellen oder sie zu drucken. Gerade beim Druck ist es nahezu unmöglich, die CI eines Unternehmens einzuhalten. Die Probleme, die bei der Darstellung der Daten auftreten, erschweren Arbeitsabläufe unnötig. Um die Vorzüge von Lotus Notes trotzdem voll und ganz nutzen zu können und gleichzeitig keinen Beschränkungen in der Darstellung und im Druck unterworfen sein zu müssen, vertraut der deutsche Haustechnik-Großhändler CORDES & GRAEFE seit einigen Jahren auf eine Software, welche die Pflege wichtiger Daten erheblich erleichtert und eine nicht zu unterschätzende Kostenersparnis mitbringt.

Die CORDES & GRAEFE KG ist mit mehr als 100 persönlich geführten Haustechnik-Großhändlern in ganz Deutschland flächendeckend vertreten und bietet für die gesamte Haustechnik einen einheitlichen Service. Für eine reibungslose Abwicklung aller Geschäfte ist eine gut organisierte regionale Verbundenheit zu allen Partnerhäusern jedoch unverzichtbar. Da kommt schnell eine große Menge an Daten zusammen, die bearbeitet werden muss. „Wir haben einen Fragenkatalog mit 120 Fragen, um unsere Partner im Häusercheck zu prüfen“, berichtet Jan-Michael Lyssy, zuständig für die DV-Organisation bei CORDES & GRAEFE. „Die Ergebnisse werden später in Reports für das Qualitätsmanagement umgewandelt. Mit NotesToPaper funktioniert das exzellent.“

Seit mehr als fünf Jahren kommt die Software von SoftVision beim Marktführer für Haustechnik zum Einsatz. „Wir hatten eine Anforderung und haben keine vergleichbare Software gefunden“, erinnert sich Jan-Michael Lyssy. Neben der Erstellung von Reports beim Häusercheck, kommt die Software auch bei der betriebsinternen Schulung mit mehr als 2000 Beteiligten zum Einsatz. „Das fängt bei den Teilnehmerlisten an, geht mit den Hotelbuchungen weiter und endet beim Druck der Urkunden“, erklärt Lyssy. Die Pflege der Daten gehe mit Lotus Notes viel leichter von der Hand als mit dem Tabellenkalkulationsprogramm Excel, das zuvor bei CORDES & GREAFE genutzt wurde und bei dessen Nutzung noch alle Daten manuell erfasst und ausgewertet werden mussten.

Weg von der Restriktion

Mit NotesToPaper ist es möglich, den Druck von Notes-Dateien flexibler zu gestalten. Während ohne den Einsatz des Programms zur Erweiterung der Ausgabemöglichkeiten auf externe Werkzeuge zurückgegriffen werden muss, wird die serverbasierte Lösung in die bestehende Notes-Anwendung integriert und kann bei Bedarf jederzeit auf die gewünschten Daten zugreifen. Für den Anwender eine enorme Erleichterung, da der Arbeitsablauf mit Lotus Notes nicht unterbrochen werden muss, um auf externe Programme zu wechseln. Auf diese Weise kann aus den Daten problemlos ein Report erstellt, flexibel gestaltet und gedruckt werden. „Wir wollten weg von den Restriktionen, die uns durch Lotus Notes gesetzt waren. NotesToPaper ist deswegen ein wichtiger Baustein für uns geworden“, so Lyssy.

Kinderleichte Bedienung

Eine Schulung sei bei CORDES & GRAEFE gar nicht notwendig gewesen. „Das ist das schöne an NotesToPaper – das Programm läuft im Hintergrund. Alles erfolgt vollautomatisch“, erklärt Lyssy. Deswegen sei die Belegschaft mit dem Programm auch so zufrieden. In puncto Handling, Einführung und Bedienung habe es nie Probleme gegeben. Das sei gerade in diesem Umfeld sonst anders. „Die Bedienung ist kinderleicht“, betont Lyssy. Bei CORDES & GRAEFE werde man auch weiterhin auf die Software von SoftVision setzen, erklärt Lyssy. Nicht zuletzt, weil man besonders die vielfältigen und variablen Einsatzgebiete, die gerade im Druck jegliche Freiheiten ermöglichen würden, schätze. Zugleich sei die Software verständlich und leicht zu integrieren. Bei CORDES & GRAEFE ist man sich deswegen einig: „Wir sind hochzufrieden.“

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