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Sportartikelunternehmen baut seine virtuelle Struktur aus:
PUMA optimiert mit NotesToPaper Lotus Notes

Herzogenaurach, Juli 2002 PUMA ist bestrebt, zum ersten echten virtuellen Sportartikelunternehmen zu werden. Die innovative Organisationsstruktur besteht aus einer virtuellen Unternehmenszentrale und dezentralen Kompetenzzentren. Ende der neunziger Jahre wurde die Infrastruktur für eine neue Generation der Unternehmenskommunikation auf der Basis von Lotus Notes errichtet. Nachdem die Fundamente für diese weltweit agierende Plattform gelegt waren, wurden die ersten Applikationen eingebunden.

Die interne Zusammenarbeit konnte dadurch strukturiert, für alle Mitarbeiter sichtbar und erheblich effizienter gestaltet werden.
 

Der Aufbau von Lotus Notes

PUMA entwickelte die ersten Applikationen, die auf Lots Notes basieren und den Produktentwicklungsprozess virtuell unterstützen. Allen am Prozess Beteiligten wird ständiger Zugang gewährt und die direkte Eingabe von Daten in allen Entwicklungsstufen ermöglicht. Ein Schuh wird dann zum Beispiel in den USA entworfen und Design steht den Entwicklungszentren in Deutschland und Hong Kong zur Verfügung, bis in einem ständigen Austausch zwischen den verschiedenen Standorten das Produkt fertiggestellt ist. Die Informationen für das einzelne Produkt lagen allerdings in verschiedenen Notes-Dokumenten.

Die Herausforderung für die Notes-Entwickler von PUMA bestand nun darin, aussagekräftige Ausdrucke, z. B. Für den Hersteller der Produkte, zu gewährleisten. Da es sich gleichzeitig auch um verbindliche Vertragsgrundlagen handelt, musste die Übergabe in schriftlicher Form erfolgen.

Das Team um die beiden Notes-Entwickler Uli Schwarm und Georg Schiller ging zielstrebig ans Werk:

Zunächst versuchten sie, der Datenbank die benötigten Informationen mit reinen Notes-Mitteln zu entlocken. Printout-Masken wurden erstellt und konnten den zunächst relativ einfachen Anforderungen gerecht werden. Weiterhin wurden die Daten per Lotus Script selektiert, nach Microsoft Excel exportiert und dort zum Druck aufbereitet. Schnell stieß das Team auf den Kern des Problems:

Die Erstellung von Tabellen, dynamischen Seitenumbrüchen und das Einbinden von Bildern war nicht mehr möglich. Außerdem musste eine nachträgliche Veränderung der aufbereiteten Daten außerhalb der Applikation ausgeschlossen sein. Je detaillierter die Produktanforderungen wurden, desto stärker wurden die Probleme mit den Ausdrucken. Geforderte Reports konnten zu diesem Zeitpunkt nicht erstellt werden, da es zu ineffizienten Ausdruckszeiten kam und der Programmieraufwand nicht abzuschätzen war.

Anforderungen an ein Print Tool

Das Team in Herzogenaurach definierte zunächst den Anforderungskatalog:

• Entwicklungskosten: Die Kosten für die Erstellung von Ausdrucken sollten verringert werden

• Flexibilität: Die unterschiedlichen Print-Out-Anforderungen von Designern, Produktentwicklern und Produktmanagern sollten in der jeweiligen Datenbank zusammengefasst werden

• Layoutqualität: Ein einheitliches Pflegen und Design von Daten musste erreicht werden

• Globale Verfügbarkeit: Jeder Mitarbeiter sollte – unabhängig vom Standort – die erweiterte Printfunktion zu jeder Zeit und an jedem Ort nutzen können.

NotesToPaper im Einsatz

Nach der Fertigstellung des Anforderungskataloges prüfte das PUMA-Team zunächst die Möglichkeit einer Integration von Microsoft-Office, entschied sich nach eingehender Analyse jedoch für NotesToPaper von der Firma SoftVision. SoftVision könne, so Georg Schiller, mit seinen weiteren Produktangeboten PUMA auf seinem Weg zu einem „papierlosen Unternehmen“ optimal unterstützen.

NotesToPaper entsprach allen Anforderungskriterien von PUMA: Die Entwicklungskosten waren überschaubar, die Flexibilität in der Layoutgestaltung gewährleistet, die Notes-Kompatibilität gegeben, das zentrale Einpflegen der Druckvorlagen möglich und die weltweite Verfügbarkeit wurde, infolge der Integration in den jeweiligen Datenbanken, ebenfalls sichergestellt.

Mit der Installtion von NotesToPaper PDF konnten nun auch die erforderlichen Reports mit den dazugehörigen Grafiken mühelos im PDF Format erstellt werden. Aufwendige Fax- oder Postsendungen entfallen damit. Den Produktentwicklern steht damit eine Funktion zur Verfügung, die all ihre Ansprüche optimal erfüllt.

PUMA hat mit Notes / NotesToPaper im Rahmen seiner internen Kommunikation einen weiteren wichtigen Baustein entwickelt auf dem Weg, zum ersten echten virtuellen Sportartikelunternehmen zu werden.
 

Lesen Sie die komplette "Success story" hier (PDF 2,3 MByte)