Kunde UNION TANK Eckstein

Die Kosten für Vordrucke, Produktunterlagen und Formulare konnten bei der Union Tank Eckstein, dem führenden Tankkarten- und Service-Spezialisten für den gewerblichen Güter- und Personentransport, durch den Einsatz einer auf Lotus Domino basierenden Print-on-demand-Lösung erheblich reduziert werden. Mithilfe einer vom Berliner Intranet-Spezialisten altavier Informationssysteme und Consulting GmbH realisierten Anwendung konnte die bisher gepflegte Vorratshaltung von Formularen und Produktunterlagen nahezu vollständig aufgegeben werden: Alle für einen Interessenten oder Kunden relevanten Unterlagen werden jetzt erst bei Anforderung gedruckt und dann unmittelbar versandt. Die Gefahr, veraltete Unterlagen weiterzugeben, wird damit ausgeschaltet. Die Aktualisierung ist nicht nur preiswerter, sondern auch für die Niederlassungen des europaweit tätigen Dienstleistungsunternehmens aus der Zentrale heraus durchführbar.

Ausgangslage
Die UNION TANK Eckstein GmbH & Co KG, bekannt unter der Abkürzung UTA, hat sich seit über 35 Jahren als Tankkarten- und Service-Spezialist für ganz Europa etabliert und betreut über seine Niederlassungen, Verkaufsbüros und auf dem gesamten Kontinent vertretenen Agenturen Kunden in über 25 europäischen Staaten mit mehreren Hunderttausend Fahrzeugen. Jede Niederlassung ist exklusiv für die in ihrem Gebiet ansässigen oder ihr zugeordneten Kunden zuständig.
Bisher bestellte jede Niederlassung für ihre Kundenversorgung größere Mengen an Formularen, Broschüren und Informationsblättern, die auf herkömmliche Weise im aufwendigen Offset-Verfahren gedruckt wurden. So kam es häufig vor, dass bei Aktualisierung von Adressen, Serviceinformationen oder Konditionen die Druckschriften vernichtet werden mussten. Zudem bestand keine Information darüber, welche Unterlagen welchem Kunden bereits übergeben worden waren.
Olaf Schneider, Leiter Netzwerke – Informationsmanagement, und Sven Peter, verantwortlich für die Lotus Domino Infrastruktur, setzten eine radikale Abkehr vom bisherigen System durch. Die bisher vorproduzierten Dokumente sollten durch ein Print-on-demand-System (POD-System) für alle Niederlassungen abgelöst und dadurch die Druck- und Materialkosten erheblich reduziert werden. Gleichzeitig sollte auch ein digitaler Versand von Unterlagen ermöglicht werden.

Anforderungen
Wesentliche Anforderung an das POD-System war, alle bisher in Papierform verfügbaren Unterlagen in digitaler Form zu verwalten, bereitzustellen und auf Abruf auszudrucken. Jeder berechtigte Außen- oder Innendienstmitarbeiter kann bei Bedarf alle für den jeweiligen Dokumentempfänger relevanten Dokumente über Intra-/Extranetzugriff via Browser zusammenstellen und dazu ein individuelles Anschreiben generieren, wobei ihm vordefinierte Textbausteine zur Verfügung stehen. Das Anschreiben sowie die Liste der zu druckenden und zu verschickenden Dokumente werden direkt im Zusammenhang mit den Daten des Dokumentempfängers gespeichert, sodass die Kommunikationsprozesse jederzeit nachvollziehbar sind. Der Ausdruck und Versand der Dokumente wird in einer zentralen Stelle in der Hauptverwaltung der UTA in Kleinostheim bei Aschaffenburg vorgenommen. Alternativ zum Postweg kann der Kunde das Anschreiben sowie die angeforderten Dokumente auch per E-Mail mit Dateianhang erhalten.

Umsetzung
Die Berliner Intranet-Spezialisten von altavier, die mit der Umsetzung der UTA-Wünsche beauftragt wurden, konzipierten eine duale Systemarchitektur, die den unterschiedlichen Anforderungen der Nutzer einerseits und des zentralen Versands andererseits Rechnung trug: Während die Administration der POD-Dokumente und die Anforderung von Druckaufträgen über Standardwebbrowser bedient werden und damit eine weitestgehende Standortunabhängigkeit erreichen, wurde für die Druckarbeitsplätze eine auf Lotus Notes basierende Lösung entwickelt.
Über die im Browser realisierte Benutzerführung stehen die Verwaltung von Textbausteinen (für die Gestaltung von Anschreiben an die Kunden) und von Unterlagen (Erstellung und Suche) sowie unterschiedliche Briefköpfe der Niederlassungen zur Verfügung. Dem Berechtigungs- und Sicherheitskonzept folgend werden in allen Menüebenen und Dokumenten nur die Funktionen angezeigt, für die der jeweilige Benutzer berechtigt ist. In einem weiteren Menübereich werden die Unterlagen für jeden Kunden individuell zusammengestellt und zum Ausdruck freigegeben. Ansichten nach Empfänger, Datum, Status und Kundengruppe ermöglichen eine rasche Navigation und Auswertung der Arbeitsergebnisse. Der Ausdruck der Arbeitsergebnisse erfolgt, wie oben bereits erwähnt, über einen Notes-Client.
Ausschlaggebend für diese Entwurfsentscheidung war die bessere Handhabung der Druckaufträge und der externen Geräte über den Notes Client sowie die Entlastung des Servers um die Steuerung der externen Drucker. Um Druckausgaben zu realisieren, die über den Notes Client nur schwer erreichbar sind (etwa Fußzeilen oder hochauflösende Grafiken), wurde eine NotesToPaper-Lösung der SoftVision Development GmbH eingesetzt. NotesToPaper lässt sich im Gegensatz zu anderen Third-Party-Produkten wie MS-Word, PDF-Writer etc. vollständig in die Notes-Landschaft integrieren und vermeidet dadurch die Notwendigkeit weiterer Schnittstellen. Eine einheitliche Druckbarkeit der Dokumente wird durch vorherige Konvertierung in PDF-Dokumente (bzw. binäre Postscript-Dateien, die über Spoolprozesse direkt auf den Druckeranschluss kopiert werden), sichergestellt. Die Außen- oder Innendienstmitarbeiter haben jedoch auch die Möglichkeit, den Versand von nichtdruckbaren Gegenständen anzuweisen (z. B. Grußkarten oder Werbegeschenke). Nach erfolgtem Druck wird der Status der Dokumente auf "erledigt" gesetzt. Durch manuelles Zurücksetzen des Status kann bei Druckerproblemen ein erneuter Ausdruck angestoßen werden.

Sicherheitskonzept
Das Zugriffs- und Sicherheitskonzept unterscheidet drei Berechtigungsstufen:

• Verwaltung
• Niederlassung und
• Versand

Benutzer mit der Berechtigung “"Verwaltung" können Textbausteine, Briefköpfe und Unterlagen anlegen und editieren. Diese Berechtigung wird als Rolle definiert und berechtigt nur in Kombination mit der Rolle “Niederlassung” zum Erzeugen von Versanddokumenten. Die Berechtigungsstufe “Niederlassung” erlaubt allen Mitarbeitern einer Niederlassung die Erstellung und Bearbeitung von Versanddokumenten. Durch Anlage und Nutzung entsprechender Autoren- und Leserfelder wird sichergestellt, dass alle Dokumente immer eine auf eine Niederlassung bezogene Sichtbarkeit haben. So wird der in der Organisation der UTA verteilten Verantwortung Rechnung getragen. Das zugrunde liegende Datenbankkonzept gestattet trotzdem das Ausrollen einer für alle Organisationseinheiten einheitlichen Anwendung und verringert so den lokalen und zentralen Administrationsaufwand. Mit der Berechtigung “"Versand"” schließlich ist eine Bearbeitung aller Versanddokumente möglich.

Ergebnisse
Seit Ende 2000 läuft der POD-Service im Probebetrieb, seit Anfang März 2001 im Produktivbetrieb. Olaf Schneider als Leiter Netzwerke – Informationsmanagement zeigt sich begeistert: “"Durch diesen neuen Service verfügen wir permanent über topaktuelle Dokumente. Ein hochwertiger A3-Farblaser-Drucker stellt sicher, dass keine Qualitätsverluste gegenüber den vorgedruckten Dokumenten entstehen. Aufgrund der eingesparten Druckkosten, der wesentlich größeren Transparenz in der Kundenbetreuung und des geringeren Koordinationsaufwands mit den Druckereien wird sich die Lösung innerhalb weniger Monate amortisieren."” Auch Sven Peter, der als Projektleiter im ständigen Kontakt zu den Benutzern des Systems im gesamten Unternehmen steht, teilt die Begeisterung von Olaf Schneider: “"Das Feedback seitens der Niederlassungen ist sehr positiv. Sie sind von der Last des Versendens befreit. Überdies wird die Handhabung des Systems als sehr benutzerfreundlich eingeschätzt. Wir sind sicher, dass die Funktionalitäten des POD-Systems noch weiter ausgebaut und in der Realisierung einer zweiten Ausbaustufe münden werden.”"

Ausblick
Die Daten von Kunden und Interessenten werden derzeit vollständig in Notes-Datenbanken geschrieben und temporär mit dem Datenbestand auf dem IBM AS/400 Server abgeglichen. Nächstes Ziel ist es, einen Direktzugriff auf den DB2-Bestand zu schaffen, sodass ein Höchstmaß an Aktualität gewährleistet werden kann.

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