Anwenderbericht NotesToPaper bei der JUMO GmbH & Co. KG, Fulda

JUMO GmbH & Co. KG
Moritz-Juchheim-Straße 1
36039 Fulda, Deutschland

www.jumo.de

Prozesssicherheit durch flüssigen Informationsaustausch

Automatisierungsunternehmen nutzt weltweit Druckapplikation für Lotus Notes zur kontrollierten Datenausgabe

In Sachen Datenbanken ist Lotus Notes für viele Unternehmen weltweit das Standardsystem. Trotzdem muss bei manchen Anwendungen noch auf externe Programme zurückgegriffen werden, was beispielsweise bei den Ausgabemöglichkeiten der Fall ist: Mehr als der Druck von bildschirmorientierten Ansichten ist direkt aus Notes heraus nicht möglich. Ein Unternehmen aus Hessen wollte sich damit nicht zufriedengeben, da man intern mit Notes generierte Informationen austauschen und kontrolliert in das PDF-Format umwandeln wollte. Gefunden hat man ein Tool, das genau diese fehlenden Möglichkeiten zur Verfügung stellt und dazu noch problemlos im Hintergrund arbeitet, ohne den Arbeitsfluss zu stören.

Die JUMO GmbH & Co. KG aus Fulda ist einer der führenden Hersteller von industriellen Sensor- und Automatisierungstechniken. Was vor über 60 Jahren mit der Produktion von Thermometern begann, hat sich bis heute auf ein Produktspektrum erweitert, das die gesamte Messkette umfasst. Die Geräte und Systeme messen, regeln und registrieren physikalische Größen in den unterschiedlichsten Branchen und Aufgabengebieten: Ob Temperatur, Druck und Flüssigkeitsanalysen oder Durchfluss, Füllstands- und Feuchtemessungen – Produkte von JUMO werden weltweit eingesetzt. Sechs Standorte in Deutschland und weitere Vertretungen auf allen fünf Kontinenten sorgen dafür, dass die Kunden mit modernsten Lösungen in Sachen Prozesssicherheit, Energieeffizienz und Kostenoptimierung aus einer Hand versorgt werden. Dabei garantiert das Unternehmen Qualität und umfassenden Service, wofür auch die internen Prozesse reibungslos verlaufen müssen. Zur Unterstützung setzt man dafür eine Software ein, die den Austausch von Informationen und Reports im Unternehmen erleichtert.

Informationen per Knopfdruck aufbereiten

„Wir wollten saubere Ausdrucke aus Lotus Notes heraus erzeugen, um den Informationsaustausch intern zu optimieren“, erklärt Karsten Röth, IT-Mitarbeiter bei JUMO. „Auch die PDF-Erstellung sollte vereinfacht werden, da wir verschiedene Dokumente und Reports für unsere Außendienstmitarbeiter an mobile Endgeräte verschicken.“ Bei der Recherche nach geeigneten Tools stieß man auf einen Anbieter aus der Nachbarschaft: die SoftVision Development GmbH, die ebenfalls in Fulda ihren Sitz hat. Mit der Software NotesToPaper lassen sich die beschränkten Druckmöglichkeiten von Lotus Notes überwinden, ohne die gewohnten Arbeitsabläufe durch Zwischenschritte unterbrechen zu müssen. „Das Tool läuft im Hintergrund, sodass der Anwender eigentlich gar nicht viel davon mitbekommt“, sagt Herr Röth. „Die Übersichtlichkeit, die das Programm bietet, war neben seinen Funktionen auch ein ausschlaggebendes Argument für NotesToPaper.“

Als Druckwerkzeug ermöglicht NotesToPaper die formatierte und kontrollierte Ausgabe von Daten auf Papier und die Erstellung von elektronischen Dokumenten und Reports. Anwender und Entwickler können so Ausdrucke von zum Beispiel Formularen, Rechnungen oder Etiketten erstellen und elektronische Reports in unterschiedlichen Formaten wie PDF, XML oder DOC generieren, sodass die begrenzten Druckmöglichkeiten von Notes durch das Tool direkt in der Domino-Anwendung überwunden werden. „Ob Tabellen, Schriftverkehr oder Briefe, wir fügen mit der Anwendung die verschiedensten Dokumentarten zusammen und können dadurch die Suchzeiten nach Informationen deutlich verringern“, sagt Herr Röth. „Insgesamt haben wir wenig Aufwand mit der Software, sie läuft von Beginn an reibungslos.“ Nicht nur der Ausdruck, auch die Erzeugung von PDFs ist jetzt auf Knopfdruck möglich. Davon profitieren vor allem die Außendienstmitarbeiter, die die Dokumente einheitlich formatiert auf ihre mobilen Geräte gesendet bekommen.

Qualität, die sich bezahlt macht

Auch der internationale Einsatz von NotesToPaper ist, unter anderem dank seiner Mehrsprachigkeit, kein Problem, wie Herr Röth bestätigt: „Unsere Mitarbeiter können weltweit auf die Funktionen von NotesToPaper zugreifen. An allen Niederlassungen war die Bedienung nach der Installation schnell erklärt, sodass auch dort die Einführung reibungslos verlief.“ Die insgesamt 950 Lizenzen stellt JUMO über 50 Domino Server zur Verfügung. So können alle Mitarbeiter von den vielfältigen Features profitieren: Die freie Positionierung von Objekten und Texten mit Formatierungen, Datenfilter zur Selektion der Reportdaten und speicherbare Layout-Vorlagen sind nur einige Funktionen, die die Datenausgabe aus Notes deutlich komfortabler machen. Dabei ist die Software über LotusScript ganz einfach in jede Notes-Anwendung integrierbar.

Durch den reibungslosen Informationsaustausch spart man bei JUMO Zeit, sodass sich die Mitarbeiter auf ihre Kernaufgaben konzentrieren können. Informationen müssen nicht mehr aufwendig zusammengesucht werden, sondern liegen sauber formatiert vor. Zudem werden die Arbeitsabläufe nicht durch die Nutzung externer Programme unterbrochen. Die Zusammenarbeit mit SoftVision beschreibt Herr Röth als angenehm: „Von der Produktpräsentation über die Installation bis zur Schulung für uns in der IT wurden unsere Fragen von den SoftVision-Mitarbeitern jederzeit kompetent und schnell beantwortet. Wir fühlen uns einfach gut aufgehoben.“