Kunde KarstadtQuelle

NotesToPaper nutzt den KarstadtQuelle Versicherungenbei Zeit- und Projektmanagementsowie Abwesenheitsplanung

Nürnberg, April 2003 Die KarstadtQuelle Versicherungen wurden 1984 als Quelle Versicherungen gegründet und vereinen die folgenden Unternehmen: die KarstadtQuelle Lebensversicherung AG, die KarstadtQuelle Versicherung AG, die KarstadtQuelle Krankenversicherung AG, die Quelle Lebensversicherung AG, Wien, sowie die Neckermann Lebensversicherung AG und die Neckermann Versicherung AG. Im März 2002 wurden die KarstadtQuelle Versicherungen mehrheitlich von der ERGO Versicherungsgruppe übernommen. Sie gehören damit zur ERGO Versicherungsgruppe und somit zu einem der finanzstärksten Konzerne. Die ERGO Versicherungsgruppe AG ist mit einem Beitragsaufkommen von 14,2 Mrd. Euro die Nummer zwei im deutschen Erstversicherungsmarkt. Über 27 Millionen Kunden in Europa, davon über 15 Millionen in Deutschland, vertrauen den Gesellschaften der ERGO Gruppe.

Die ERGO hat 45 Prozent der Gesellschaftsanteile an den KarstadtQuelle Versicherungen in ein Gemeinschaftsunternehmen von ERGO und KarstadtQuelle, die KarstadtQuelle Finanz Service, eingebracht. Die KarstadtQuelle Finanz Service ist eine Marketing und Vertriebsgesellschaft für Finanzprodukte. Sie bietet den 19 Millionen Kunden der KarstadtQuelle-Gruppe (z.B. Karstadt-Warenhäuser, Quelle-Versand, Neckermann-Versand) eine umfassende Palette attraktiver Versicherungs- und Bankprodukte an. Die Versicherungsprodukte kommen dabei in erster Linie von den KarstadtQuelle Versicherungen. Mit über 2 Mio. Kunden sind sie Deutschlands meist gewählte Direktversicherung.

Lotus Notes als Basis für eigene Entwicklungen

Schnelle Entwicklung von Applikationen, integrierte Workflow-Funktionalität, intuitive Bedienbarkeit, die mächtige Volltextsuche und insgesamt eine Funktionalität, die man sonst nur in der Kombination einer ganzen Reihe von Einzelprodukten findet - all das ist Lotus Notes, bei den KarstadtQuelle Versicherungen, wie bei vielen tausend anderen Unternehmen weltweit.

NotesToPaper kommt bei den KarstadtQuelle Versicherungen in zwei verschiedenen Applikationen aus dem Bereich Personalwirtschaft / Personalplanung zum Einsatz. Eine der beiden Applikationen ist eine Workflow basierte Applikation zur Verwaltung und Genehmigung von Abwesenheiten vom Arbeitsplatz. Gruppenterminkalender sind für viele Lotus Notes User die ersten echten "Groupware" Applikationen in ihrem Unternehmen. Zur Gruppenterminplanung gehören natürlich auch Abwesenheiten vom Arbeitsplatz, wie Urlaub, Seminare, Krankheit, Dienstreisen, usw.
Die Zweite der beiden Applikationen dient dazu, die geleisteten Stunden externer Mitarbeiter zu erfassen, konkreten Projekten zuzuordnen und die so entstandenen Tätigkeitsnachweise dann unterschriftsreif zur Genehmigung auszudrucken.

Die Anforderungen an NotesToPaper

Die KarstadtQuelle Versicherungen haben an die Applikationen ganz konkrete Anforderungen gestellt, die es zu erfüllen galt. Für den "Urlaubskalender" waren das:

• Sortierungen nach Mitarbeitern/Abteilungen/Gruppen
• Wahlweiser Ausdruck für einen oder für zwei Monate
• Darstellung der Informationen als eine einzige Zeile pro Mitarbeiter
• Anzeige der Wochenenden und der Abwesenheitsgründe

Die Anforderungen an die "Tätigkeitserfassung" waren:

• Eine Kopfzeile mit den Angaben für welchen Mitarbeiter und Monat Buchungen gemacht werden
• Eine Fußzeile als Unterschriftszeile für den externen Mitarbeiter und den genehmigenden Vorgesetzten
• Einen Auswertungsreport aller eigenen Buchungen für den aktuellen bzw. vergangene Monate

Diese Voraussetzungen konnten mit NotesToPaper problemlos erfüllt werden. Darüber hinaus bestand keine Notwendigkeit Schulungen zu der ergänzten Funktionalität durchzuführen, da Anwender NotesToPaper zwar nutzen aber eigentlich gar nicht wahrnehmen. Die benötigten Vorlagen werden zentral gepflegt und verwaltet, wodurch kein zusätzlicher Administrationsaufwand entsteht. Mit Hilfe von NotesToPaper wurden die Notes-Applikationen schnell auf einfache Art und Weise erweitert.

NotesToPaper im Einsatz

Die Kalender-Funktionalität von Lotus Notes ist häufig ein wesentlicher Grund warum Unternehmen sich für den Einsatz von Notes entscheiden. In der Regel entsteht kurz nach der Einführung des Notes-Kalenders dann auch der Bedarf an Gruppenterminkalender-Funktionalität. Was liegt näher, wenn man die persönlichen Termine in Notes verwaltet, als auch die Termine der Kolleginnen und Kollegen des eigenen Teams im Überblick zu haben. Bei dem Zugriff auf die Terminkalender anderer geht es aber in der Regel nicht darum, wann ein Kollege / eine Kollegin anwesend sind, sondern eher darum, wann sie abwesend sind. Die KarstadtQuelle Versicherungen nutzen dazu eine eigen entwickelte Notes-Datenbank in der Abwesenheiten vom Arbeitsplatz eingetragen und gegebenenfalls beantragt und freigegeben werden. Im Rahmen dieser Applikation bestand z.B. die Anforderung einen Urlaubskalender zu integrieren, damit Vorgesetzten die Möglichkeit gegeben wird einen schnellen Überblick zu gewinnen, wer, in welchem Zeitraum geplant, abwesend ist. Erste Aufwandabschätzungen ergaben, dass dies mit reinen Notes-Mitteln sehr aufwändig in der Realisierung gewesen wäre.So wurde beschlossen eine andere Lösung zu suchen und schließlich die Entscheidung getroffen, die gewünschte Funktionalität mit Hilfe von NotesToPaper in die Applikation zu integrieren.

Mit Hilfe von NotesToPaper Setup wurden Reportvorlagen erstellt, die genau den Anforderungen entsprachen. Es sollte auf einen Blick möglich sein eine Übersicht über alle Mitarbeiter der jeweiligen Abteilung bzw. des jeweiligen Teams zu bekommen. Es sollte möglich sein zu erkennen, welche Anträge bereits genehmigt sind und welche nicht. Die so erzeugten Pläne sollten gedruckt werden: Zur Abstimmung, weil kritische Überschneidungen sich auf Papier leichter erkennen lassen als am Bildschirm. Aus rechtlichen Gründen, da Abwesenheit durch Urlaub, Krankheit usw. dokumentiert werden und belegbar sein muss. Und einfach weil es Dinge gibt bei denen man gewohnt ist mit Papier zu arbeiten. Die Urlaubsplanung ist sicher eine davon, denn Urlaubsplaner hängen nun einmal an Bürowänden.

Auch bei der zweiten Applikation, der Tätigkeitserfassung, gilt es Prozesse zu erfassen die eben nicht völlig papierlos abbildbar sind. Ein Tätigkeitsnachweis ist ein Dokument und dient als Basis zur Rechnungsstellung oder als Nachweis gegenüber den Finanzbehörden. Prozessdefinitionen und rechtliche Zwänge verlangen in der Regel, dass solche Dokumente zu genehmigen sind und die Genehmigung durch eine Unterschrift zu dokumentieren ist. Es spart Arbeit einzelne Tätigkeiten elektronisch zu erfassen, es sorgt für Transparenz sie zuordnen und zusammenfassen zu können.

Der jederzeitige Zugriff auf die aktuellen Daten ermöglicht die sofortige Kontrolle, wie sich welche Kosten auf welches Projekt und welche Tätigkeit verteilen. Aber der letzte Schritt, der "Stundenzettel", ist genau das - ein ausgedrucktes Dokument. Eine Liste mit Kopf- und Fußzeilen und einer Unterschriftszeile für den einzelnen Mitarbeiter und den genehmigenden Vorgesetzten. Hier endet das papierlose Büro, hier beginnt NotesToPaper.

Die KarstadtQuelle Versicherungen stellen den Anspruch, die Nr. 1 unter Deutschlands Direktversicherern zu sein - dank klar definierter Zielgruppen und marktgerechter Produkte und NotesToPaper ist ein kleiner Schritt auf diesem Weg.
 

Lesen Sie die komplette "Success Story" hier (PDF 2,0 MByte)